2026年6月29日（月） 業務ポータル
片岡さん、おはようございます。
あなたが関係する業務を一画面に集約しました。本日の確認事項・タスク・締切・商談／訪問予定をひと目で把握し、ワンクリックで各業務へ移動できます。
本日の確認事項要対応 3件
ポーラ受注 OCR：信頼度の低い項目 3件
POLA-2087「数量①」72%・POLA-2088「数量①」69%／「納品希望日（今週中）」48%。ポーラページで確認のうえ承認してください。
Slack：簡易チェック用スプレッドシートが届いています
本日分のOCR結果（A列＝AI読取／B列＝確定値）の要確認は3件。スプレッドシートでA・B列を見比べて承認できます。
NIコラボ：見積フォロー期限が近い案件 1件
姫路エリア・住設リフォーム案件の見積提出から5営業日経過。フォロー連絡の要否を確認してください。
重要締切直近 4件
29本日
ポーラ受注 当日着分 締切
15:00までに承認・CSV出力 → ポーラ端末へ取込
306月
月末 受注集計の提出
Excel⇔Aコス連携で自動集計 → 上長へ共有
037月
住設リフォーム案件 見積提出
姫路エリア／NIコラボ案件番号 SF-2261
107月
カタログマスタ 改版データ 受領予定
ポーラ新カタログ反映（突合ロジックの更新確認）
本日の商談・訪問予定2件
13:30
ビューティーサロン花みずき商談
姫路市・既存得意先／ポーラ受注の発注書フォーマット相談。先方FAX 079-43X-XXXX（担当：西山）
16:00
コスメショップ みやび 姫路駅前店訪問
新規取扱い相談・サンプル納品。前回FAX発注 POLA-2088 のフォロー
クイックアクセス
このポータルは n8nが各システム（FAXフォルダ・OCR結果・NIコラボ差分・Slack／メール通知）から自動で情報を集約し、担当者ごとに「今日やること」を一画面に整理したイメージです。確認事項・締切・予定は実運用ではリアルタイムに更新されます。
導入ロードマップ — 段階的に踏んだ場合の到達点
提案書・見積もり前提条件の スコープ①基盤 → ②FAX-OCR（主軸）→ ③ツール連携（横展開） を、左右ではなく「段階」で積み上げる構成です（対象はスコープ③まで）。上のステップを進めると、ワークフロー・システム構成・KPI・費用対効果がそのスコープぶんだけ育ちます。
ポーラ受注処理：Before / After（第一対象業務）
Before（全工程 手作業）
① 受信FAXで発注書を受信し仕分け
② 読取手書き・汚れを目視で判読
③ 品番カタログで商品コードを確認・記入
④ 納期納品日を記入
⑤ 接続PCでポーラVPN接続→POLA端末を開く
⑥ 入力POLA受注システムへ手入力
After（N8N導入後）
① 受信FAX受信→自動PDF化→POLA_FAXフォルダ格納
② 取込n8nがフォルダ監視→PDF取込→AI-OCR
③ 突合カタログマスタと突合し商品コード補完表示
④ 確認ポーラページでPDFとデータをチェック・修正
⑤ 承認ポーラページで承認→CSV出力
⑥ 連携USB／メールでポーラ端末へ取込→受注入力
クリティカルな前提（2点）：① カタログのマスタ化（商品マスタ作成）は難易度が高く、別途実施・通常フロー外（ステップ0）。② ポーラ側はVPN環境のため直接連携不可。CSVをUSB／メールで受け渡す前提で、ポーラ側の許可と受注入力データの取り込み口の用意が必要です。
スコープ①時点では「土台（接続・認証）」のみが完成し、ポーラ受注処理の自動化（After）はスコープ②で稼働します。段階を分けて依存関係を整理し、失敗しにくくしています。
積み上がるワークフロー（このスコープ時点）
土台ができる
n8nオンプレ基盤＋6系統の接続（FAX/SQL Server/Aコス/NIコラボ/メール/AI-OCR・LLM）が安全につながる。
主軸が動く
ポーラ受注処理が「ポーラページでのチェックだけ」に圧縮。月およそ400時間規模の入力作業が主要な削減源に。
横展開する
1機能で作った接続・設定を再利用し、Excel⇔基幹・NIコラボ通知（初期2本）へ展開。横展開ぶんは1本ずつ段階的に追加できます。
ワークフロー全体図（n8nセルフホスト）
スコープを進めるごとにノードが「点灯」していきます。S1 接続層 → S2 FAX-OCRパイプライン → S3 横展開連携。1機能で作った接続・設定を次のスコープで再利用するのが「線」の自動化です。
ポーラページ（PDFとデータのチェック・修正画面）｜スコープ②の中核
原本PDF（左）と AI抽出結果（右）を並べ、誤認識をその場で修正 → 承認すると CSV出力。「間違えると困る商品コード」はAIに直接生成させず、カタログマスタとの突合で不足分を補完表示し、人が最終チェックする設計です。承認後のCSVは USB／メールでポーラ端末へ受け渡します。
POLA_FAXフォルダ（AI-OCR処理待ち）
AI-OCR + カタログマスタ突合 稼働中
② AI抽出結果（黄色＝要確認 / 緑＝高信頼）
もう一つの確認パターン：Slack／メール通知＋スプレッドシートで簡易チェック
軽量・どこでも確認
専用の「ポーラページ」を開かなくても、OCR結果をスプレッドシートに自動出力 → SlackやメールでリンクをCEO/担当者へ通知できます。受け取った人は A列（AI読取）とB列（カタログマスタ突合後の確定値）を見比べるだけで、外出先・スマホからでも素早く一次チェック・承認が可能です。差分セルは自動でハイライトされます。
メール通知 自動送信
Fromn8n-noreply@harima-kyowa.local
Tokatsuoka@harima-kyowa.co.jp ／ 受注グループ
件名【ポーラ受注】6/29 OCR結果 2件（要確認3セル）— A列/B列でご確認ください
いつもの発注分のOCRが完了しました。スプレッドシートのA列（AI読取）とB列（確定値）を見比べ、問題なければ「承認」列にチェックをお願いします。
スプレッドシートを開く
20260629_ポーラ受注_OCR結果
リンクを知っている人が編集可 共有中
100%
ハイライト＝差分
A列：AI読取（OCR原文）／ B列：確定値（カタログマスタ突合・人の確認後）
使い分けのイメージ：日々の確認は スプレッドシートでA/B列をサッと見比べる軽量チェック、原本PDFまで突き合わせたい時や修正が多い時は ポーラページ。どちらも同じOCR結果・同じカタログマスタ突合を参照しており、承認するとCSV出力までは共通です（出力CSVはUSB／メールでポーラ端末へ）。
費用対効果 — スコープ別の積み上げ
削減効果は 「御社の人件費単価 × 削減時間」 で算出します（弊社が単価を勝手に置かず、御社の数値で換算）。下の単価を変えると即時に試算が変わります。実数は6/29に業務シートで精緻化します。
| スコープ | 自動化する業務 | 月間削減(目安) | 削減額(月) | ランニング |
|---|
スコープ②③でAIを作り込む内容（実データ次第で対応範囲が変わる前提）：「FAXに商品コードが無い」業務特性を実用精度で埋めるため、以下を作り込みます。いずれも実データを用いたチューニング前提で、データの質・量・レイアウトのばらつきにより対応範囲が変わります。
① 必要に応じたLLM APIによる項目抽出補助（バラバラなレイアウトへの柔軟対応）／② カタログ（約10ページ）＋過去発注データを用いた商品名→品番の自動引き当て・学習／③ 得意先マスタ（FAX送信元→得意先→担当者）の自動参照／④「いつもの発注」（得意先ごとの定番品）の候補提示。
金額の前提（提案書どおり）：① ワークフロー開発費＝機能単位で実費ベース・都度お見積り（コンサル料の上乗せなし）／② 月額伴走費＝20万円/月（要件定義・PM・定例・運用サポート・軽微改修）／③ ランニング＝n8nセルフホストはライセンス無料、サーバー代月500円〜数千円、AI-OCR/LLMは1枚あたり数円程度の従量。
「削減できる人件費 ＞ ランニング」を数字で示せる構図です。開発費の具体額は本モックには入れていません（業務シート反映後にご提示）。
オンプレ完結のシステム構成
データの保管・加工・ワークフロー実行はすべて社内サーバー内で完結。外部に出るのは AI-OCR／LLM への推論リクエストのみ（TLS＋許可リスト制御）。スコープを進めると、つながる接続先・稼働機能が点灯します。既存システムは一切改修しません。
仮想サーバー（Hyper-V 等）｜社内ネットワーク／VPN内
参照マスタ
カタログマスタ（商品マスタ）別途整備
商品名→商品コードの突合元。マスタ化は難易度が高く別途実施・通常フロー外（発注元様にて整備）
連携する既存システム（改修なし・つなぐだけ）
推論のみ外部へ（TLS・許可リスト）
AI-OCR ／ LLM API
推論のみ。完全閉域が必須ならローカルOCR／オンプレLLMへ差替も可
CSVをUSB／メールで受け渡し（直接連携なし）
ポーラ側システム（VPN環境）外部・要相談
ポーラ端末（受注入力画面）→ POLA受注システム。VPN環境のため直接連携不可。ポーラ側の許可と受注入力データの取り込み口の用意が前提（プロジェクト成否のクリティカルパス）
2つのクリティカル前提：① カタログマスタ化が最難関（電子データ入手可否・品番ゆれ吸収・改版運用が鍵／別途・通常フロー外）。② ポーラ側連携が外部依存（VPN環境で直接連携不可。許可と取り込み口の用意が必要）。
連携アダプタ：SQL Server＝直接接続／Aコス・NIコラボ＝FTP・CSVファイル受け渡し／メール＝IMAP・SMTP。基幹（ACOS）はFTP／NISメール／CSVのみのため、n8nが“緩衝材”として安全につなぎます。